電話サービスのいろはをお伝えします!

電話申し込みからサービス開始前

電話代行サービス会社の窓口に問い合わせ、まずは電話で相談をします。代行サービスを依頼する規模や要望を伝え、それにあわせたプランが提示されます。料金やサービスの利用手続きなどについても説明があるので、それらを考慮したうえで申し込みの可否を決定します。
代行サービスの開始日を決め、契約書に必要事項を記入して利用契約を結びます。サービス開始前に準備期間が必要であれば、担当者に相談すると良いでしょう。
契約締結後、代行サービスの詳細について打ち合わせをします。担当者からサービスにおける各種ケースでの対応方法について確認があるので、相談の上でまとめ必要があれば資料などを提出します。料金は、サービスの開始前までに振り込みます。

専用電話番号の開設からサービス開始

サービスの利用申し込みをした後で料金の振り込みが完了すると、代行サービスの専用電話番号の開設が始まります。電話の転送テストやメールの送信をはじめとする動作確認を行い、問題が無ければ転送電話番号の設定を行います。他には、業務内容の報告メールの取り交わし方法について話し合います。
これまでに取り決めた内容をもとに電話応対のマニュアルを決め、オペレーターの電話応対トレーニングを実施します。トレーニングの期間は、5日から1か月くらいです。
トレーニング期間終了後、サービスが開始されます。開始以降も疑問点や不明点などについては、担当者と都度相談します。必要があればフィードバックを行い、今後のサービス向上に繋げます。